Software- & Lizenzmanagement
Software-Lizenzen sind ein gern vergessener Kostenblock – bis ein Anbieter prüft, bis eine Lizenz ausläuft oder bis ihr für Tools zahlt, die niemand mehr nutzt. Wir bringen Übersicht in eure Lizenzlandschaft, kümmern uns um Verlängerungen, prüfen Charity- und Non-Profit-Konditionen und sorgen für eine saubere Compliance-Dokumentation.
Kostenkontrolle für Software-Lizenzen statt Lizenz-Chaos
Wie viele Microsoft-Office-Lizenzen haben wir gekauft? Läuft die Adobe-Creative-Suite nächsten Monat aus? Zahlen wir für Software, die niemand nutzt? Die meisten Vereine haben keinen Überblick über ihre Softwarelizenzen - und zahlen deshalb zu viel oder arbeiten lizenzverletzend. Wir bringen Ordnung rein.
Die Lizenz-Chaos-Geschichten
- Gekaufte Adobe-Lizenz wird von 2 Personen genutzt, weil keiner Bescheid weiß
- Microsoft-Office-Lizenzen laufen ab und werden dann nicht erneuert
- Eine teure Software-Lizenz wird bezahlt, wurde aber nur einmal ausprobiert
- Freizügige Nutzung von Microsoft Teams auf 30 Geräten - aber nur 5 Lizenzen gekauft
- Bei Audits: Keine Dokumentation der Lizenzen, Compliance-Problem
- Non-Profit-Rabatte werden nicht genutzt - 75% Rabatt für Vereine ist unbekannt
- Alte Lizenzen sind an ehemalige Server/Mitarbeiter gebunden und können nicht übertragen werden
Eure Vorteile
Voller Überblick
Eine zentrale Liste aller Software, Verträge und Lizenzen – mit Laufzeiten, Kosten und Nutzung. Auf Wunsch mit Zuordnung zu Kostenstellen oder Projekten für transparente Verrechnung.
Spürbar Kosten sparen
Ungenutzte Lizenzen kündigen, doppelt gebuchte Tools konsolidieren, Non-Profit-Rabatte (oft 75 %) beantragen – Einsparungen oft im vierstelligen Bereich pro Jahr.
Lizenzkonform
Keine bösen Überraschungen bei Audits durch Microsoft, Adobe & Co. – ihr habt jederzeit den Nachweis, was ihr nutzt und was ihr lizensiert habt.
Non-Profit-Programme nutzen
Wir richten euch Stifter-helfen, TechSoup, Microsoft Charity und Google for Nonprofits ein – kostenlose oder stark vergünstigte Software, die viele gar nicht kennen.
Das ist enthalten
- →Inventarisierung aller Software
- →Lizenzdokumentation
- →Optimierungsempfehlungen
- →Tarif-Beratung – inklusive höherwertiger Pakete bei Compliance-Anforderungen (EU-Datenresidenz, SSO, Audit-Logs)
- →Unterstützung bei Lizenz-Audits
- →Beratung zu Non-Profit-Lizenzen
Dein Weg zu sauberer Lizenzverwaltung
Bestandsaufnahme
Wir erfassen alle eingesetzte Software und ihre Lizenzen: SaaS-Abos (M365, Workspace, Adobe, Asana etc.), klassische Software-Lizenzen, Plugin-Lizenzen und vergessene Test-Accounts. Häufig finden wir dabei schon Lizenzen, die niemand mehr nutzt, aber laufend bezahlt werden.
Analyse, Tool- und Tarif-Beratung
Wir prüfen jede Lizenz strukturiert: Wer nutzt das Tool wirklich, gibt es passendere Lösungen für eure Anforderungen, ist der Tarif richtig gewählt? Wir beraten zu Charity-Konditionen – aber auch zu höherwertigen Paketen, wenn Compliance-Anforderungen (EU-Datenresidenz, SSO, Audit-Logs) das verlangen. Ergebnis: eine Empfehlungs-Liste mit Prioritäten – nicht nur Einsparungen, sondern bessere Passung.
Umstellung & Charity-Lizenzen
Wir kümmern uns um die operative Umsetzung: Charity-Lizenzen beantragen (Verifizierung über Stifter-helfen oder TechSoup, Antragsformulare), nicht benötigte Lizenzen kündigen, Verträge konsolidieren. Bei Microsoft, Google, Zoom, Slack, Asana und vielen weiteren Anbietern sind Rabatte von 50–100 % für gemeinnützige Organisationen möglich.
Dokumentation & laufende Verwaltung
Wir bauen eine zentrale Lizenz-Übersicht, in der jede Lizenz mit Anbieter, Anzahl, Kosten, Verlängerungsdatum und verantwortlicher Person geführt wird – inklusive Erinnerungen vor Vertragsverlängerungen, damit ihr nicht in teure Auto-Renewals lauft. Bei laufender Betreuung halten wir die Liste aktuell und prüfen jährlich auf Optimierungs-Möglichkeiten.
Häufige Fragen
Kostenloses Erstgespräch
30 Min., kostenlos und unverbindlich – wir besprechen, wie wir euch beim Thema Lizenzen helfen können.
Lieber erst Kosten kalkulieren? →Weitere Leistungen
Diese Leistung allein passt nicht? Diese Themen ergänzen sich häufig – schau dir an, was sonst noch zu eurer Organisation passen könnte.
IT-Analyse
Strukturierte IT-Analyse für Vereine und Stiftungen: Bestandsaufnahme, Schwachstellen-Check und Fahrplan für 1–3 Jahre – als einmaliges Projekt mit Festpreis.
Geräteverwaltung
Mobile Device Management (MDM) für Non-Profits: zentrale Verwaltung aller Laptops, Smartphones und Tablets. Updates, Sicherheit und Compliance aus einer Hand.
IT-Support
Fester IT-Ansprechpartner mit unter 4h Reaktionszeit, Remote-Support und Vor-Ort-Termine in Berlin. Für Vereine, Stiftungen und kleine Non-Profits.
