Technisches On- & Offboarding

Idealerweise 5 Werktage – das gibt uns Zeit für Hardware-Auswahl aus dem Recycling-Pool (oder Neubeschaffung, falls nötig), Account-Anlage, Software-Setup und MDM-Konfiguration. Mit angebundenem HR-Tool wie Personio bekommen wir den Trigger oft schon zwei Wochen vorher und können entspannt vorbereiten. Bei kurzfristigen Fällen (1–2 Werktage Vorlauf) bekommen wir die Person trotzdem produktiv – wir priorisieren dann zuerst die Basis-Accounts und schieben Feinkonfiguration in die erste Arbeitswoche.

Personio nutzen wir am häufigsten – die API erlaubt automatische Trigger bei Neuanlage und Austritt. Auch BambooHR, Sage HR oder Factorial lassen sich anbinden. Falls ihr kein HR-Tool habt oder ein nischiges System einsetzt, richten wir ein einfaches Web-Formular ein, das eure verantwortliche Person bei jedem Wechsel ausfüllt – der Trigger an unseren Workflow läuft dann genauso automatisch.

Bei akuten Fällen – Verdacht auf Missbrauch, fristlose Kündigung, schwerer Konflikt – deaktivieren wir auf Anruf hin innerhalb von 1–2 Stunden sämtliche Zugänge: Microsoft 365 oder Google Workspace, VPN, alle Cloud-Tools mit angebundener Identität. Das Gerät wird sobald wie möglich eingesammelt; falls eine Rückgabe sich verzögert, setzen wir es remote zurück. Damit das im Ernstfall reibungslos klappt, definieren wir die Eskalationskette mit euch im Setup mit – wer darf den Notfall auslösen, wer wird informiert.

Das Gerät wird vollständig zurückgesetzt (Secure Wipe nach BSI-Empfehlung) und die Hardware geprüft. Sofern noch einigermaßen aktuell, geht es zurück in den Geräte-Zyklus für die nächste Person. Daten der ausgeschiedenen Person werden gesichert und nach euren internen Vorgaben übergeben – meist an Vorgesetzte oder ins Team-Postfach. SharePoint- und Drive-Freigaben werden neu zugeordnet, das individuelle Postfach für 30 Tage in Read-Only-Modus aufbewahrt, falls Nachfragen kommen. Alles wird in einem kurzen Offboarding-Report festgehalten – für eure Audit- und Datenschutz-Sicherheit.

Für Werkstudent:innen, Praktikant:innen oder befristete Anstellungen lohnt sich der Prozess genauso – nur dass wir Konten mit Ablaufdatum versehen und gegebenenfalls eine schlankere Software-Konfiguration ausrollen (z. B. ohne ERP- oder Finanz-Tool-Zugang). Die Gerätevergabe läuft bevorzugt aus dem Recycling-Pool, sodass keine Neuanschaffung nötig ist. Beim Vertragsende wird der Account automatisch deaktiviert – das spart manuelle Pflege und vergessene Zugänge.

Ein Standard-Onboarding mit Hardware aus dem Recycling-Pool startet bei 250 Euro pro Person – inklusive Account-Setup, MDM-Konfiguration, Software-Bereitstellung und Welcome-Doku. Bei Neugeräten kommt die Hardware zusätzlich dazu (auf Wunsch übernehmen wir die Beschaffung). Ein Offboarding startet bei 200 Euro pro Person – inklusive sicherer Deaktivierung aller Zugänge, Datensicherung und -übergabe, Geräte-Neutralisierung und Offboarding-Report.

Ja – wir erstellen euch eine vollständige Onboarding- und Offboarding-Dokumentation mit Checklisten und schulen die zuständigen Personen in HR und IT. Bei einfachen Fällen (Standard-Rolle, Standard-Software, keine besonderen Berechtigungen) macht das viel Sinn. Wir bleiben im Hintergrund verfügbar – für Sonderfälle, neue Tool-Anbindungen, Eskalationen oder wenn euer eigenes Team kurz nicht greifbar ist. So habt ihr maximale Flexibilität: einfache Wechsel selbst, komplexe und sicherheitskritische Fälle bei uns.