IT-Dokumentation

Das hängt davon ab, was ihr schon einsetzt. Bei vorhandenem Microsoft 365 bieten sich SharePoint oder Loop an, bei Google Workspace die integrierten Sites oder Drive-Strukturen. Falls ihr Notion bereits nutzt, ist das oft die kompakteste Lösung. Confluence empfehlen wir bei größeren Setups mit vielen Mitarbeitenden. Wenn ihr noch nichts habt, lohnt sich je nach Budget Notion (günstig, gute Charity-Konditionen), ein selbst gehostetes Wiki (BookStack, Outline) für Organisationen mit Open-Source-Präferenz – oder wir hosten unsere eigene Dokumentations-Infrastruktur für euch, sodass ihr euch um Tool und Betrieb gar nicht kümmern müsst. Wir wählen mit euch, was zu Größe, Budget und bestehender IT-Landschaft passt.

Typischerweise: IT-Bestandsaufnahme (Hardware, Software, Verträge mit Laufzeiten), Zugangs- und Berechtigungsübersicht (sicher mit Passwortmanager verknüpft), Anleitungen für häufige Aufgaben (Onboarding, Offboarding, Drucker-Einrichtung, VPN-Einwahl, typische Tickets), Notfallpläne mit Eskalationskette und Wiederherstellungsprozeduren, Compliance-Dokumentation (Verarbeitungsverzeichnis, AV-Verträge mit Anbietern). Hochsensible Daten, die zugriffsbeschränkter abgelegt werden müssen, kommen nicht in die zentrale Doku – wir definieren mit euch klare Trennungen.

In eurem bestehenden System (z. B. Notion, Confluence, SharePoint, Google Workspace) – wir richten uns nach dem, was eure Mitarbeitenden ohnehin nutzen. Falls noch keine passende Plattform existiert, empfehlen wir je nach Anforderung Notion, ein selbst gehostetes Wiki (BookStack, Outline), eine schlanke SharePoint-Site – oder wir hosten unsere eigene Dokumentations-Infrastruktur für euch, sodass ihr Tool und Betrieb komplett aus einer Hand bekommt. Wichtig: Wir achten darauf, dass die Doku auch dann erreichbar ist, wenn euer Haupt-IT-Account oder ein Cloud-Anbieter mal nicht verfügbar sein sollte (Notfall-Export, Offline-Kopie an einem zweiten Ort).

Passwörter und Zugangsdaten gehören nicht in eine offene Doku-Plattform – die landen bei uns immer in einem Passwortmanager (Bitwarden, 1Password, Keeper). Die Dokumentation verweist nur auf den Passwortmanager-Eintrag (z. B. „Zugang zu System X – siehe Passwortmanager /it/server-xyz"). So bleibt das Passwort verschlüsselt und nur für Berechtigte zugreifbar, während die Doku ohne Sicherheitsrisiko geteilt werden kann. Bei der Einrichtung des Passwortmanagers helfen wir auch beim Setup von MFA und Notfall-Wiederherstellung.

Genau das ist der Anspruch: Im Notfall (jemand fällt aus, neue Person kommt) muss die Doku auch von Nicht-Techies gelesen und befolgt werden können. Wir schreiben Schritt-für-Schritt-Anleitungen mit konkreten Klick-Pfaden, Screenshots an kritischen Stellen, ohne Jargon und mit einer klaren Eskalations-Logik („wenn das nicht klappt, kontaktiere X mit Telefon Y"). Test-Kriterium: Kann eine technisch unbedarfte Person den Schritt allein durchlaufen?

Wir etablieren einen einfachen Pflege-Prozess mit drei Komponenten. Erstens automatische Update-Trigger bei IT-Änderungen (neue Software, neue Mitarbeitende, geänderte Zugänge). Zweitens ein jährlicher Check, bei dem alle Doku-Bereiche systematisch durchgegangen werden. Drittens klare Verantwortlichkeit – entweder bei einer Person in eurem Team („Doku-Verantwortliche") oder bei uns als Teil des laufenden IT-Supports. Erfahrungsgemäß braucht es beide: Doku-Verantwortliche im Team plus externe Stütze.

Ja – eine saubere IT-Dokumentation ist die zentrale Grundlage für eine Zertifizierung nach ISO 27001, insbesondere nach BSI-Grundschutz-Methodik. Was im Audit verlangt wird, ist genau das, was wir aufbauen: dokumentierte Verantwortlichkeiten, Zugriffsrechte-Übersicht, Backup- und Notfallprozesse, Datenschutz-relevante Verarbeitungstätigkeiten und Risikomanagement-Grundlagen. Wer mit dem Dokumentations-Projekt startet, hat schon 40–60 % der Audit-Anforderungen erfüllt – die spätere Zertifizierung ist dann eher eine Formalisierung als ein Neubau. Wir strukturieren die Doku von Anfang an audittauglich, ohne dass es heute nach Über-Engineering aussieht.

Ein typisches Erstprojekt für eine Organisation mit 10–30 Mitarbeitenden dauert 3–6 Wochen, verteilt auf Bestandsaufnahme mit Wissensträgern, Tool-Setup, Aufbau der Kernstrukturen, Schreiben der zentralen Anleitungen und Übergabe-Workshop. Größere Organisationen oder solche mit komplexer Historie brauchen 8–12 Wochen. Die laufende Pflege danach ist ein Bruchteil davon – meist 2–4 Stunden pro Monat.

Drei Faktoren beeinflussen die Kosten: Größe der Organisation (wie viele Systeme, Mitarbeitende, externe Partner), aktuelle Doku-Lage (von null aufbauen oder aus chaotischem Bestand sortieren) und Tiefe (Basis-Doku oder bereits in Richtung Compliance-Audit ausgerichtet). Einfache Erstprojekte starten im niedrigen vierstelligen Bereich, größere Setups entsprechend höher. Konkrete Konditionen besprechen wir nach einer kurzen Bestandsaufnahme im Erstgespräch.