Hardware Beschaffung

Wir beraten herstellerneutral. Macs haben höhere Anschaffungskosten, dafür längere Lebensdauer, geringeren Support-Aufwand und besseren Wiederverkaufswert – über 5 Jahre gerechnet oft günstiger als gedacht. Windows-Geräte (Lenovo, Dell, Framework) sind günstiger in der Anschaffung und meist die richtige Wahl, wenn bereits viel Windows-Software im Einsatz ist oder Mitarbeitende es so kennen. Bei vielen NGOs ist ein Mix sinnvoll – Macs für kreative oder mobile Rollen, Windows-Notebooks im klassischen Office-Bereich.

Ja – wir arbeiten mit zertifizierten Refurbished-Händlern zusammen, die geprüfte Geräte mit Garantie liefern. Das spart 30–50 % gegenüber Neugeräten und ist deutlich nachhaltiger. Häufig empfehlen wir den AfB Shop – die AfB ist Europas größtes gemeinnütziges IT-Unternehmen, bietet Apple- wie auch Windows-Geräte refurbished mit Garantie an und schafft mit jedem Verkauf inklusive Arbeitsplätze. Wichtig: Refurbished bedeutet aufbereitet, nicht improvisiert – Akku-Tausch und Funktionsprüfung sind im Preis enthalten.

Apple bietet über Stifter-helfen vergünstigte Apple-Hardware für gemeinnützige Organisationen. Bei Microsoft, Lenovo und HP gibt es ähnliche Programme – meist mit Rabatten von 10–25 % gegenüber Listenpreis. Die Verifizierung läuft über Stifter-helfen oder TechSoup (Gemeinnützigkeits-Nachweis). Wir kümmern uns auf Wunsch um Antragstellung und Bestellung. Hinweis: Charity-Hardware ist meist günstiger als Refurbished, aber nicht immer verfügbar – wir prüfen pro Bestellung, was sich lohnt.

Standard-Geräte (gängige MacBook-, Lenovo- oder Dell-Konfigurationen) sind meist innerhalb von 5–10 Werktagen bei euch oder direkt bei der Mitarbeitenden. Bei Custom-Konfigurationen oder zur Zeit knapper Modelle kann es 3–6 Wochen dauern. Wenn ihr ein Recycling-Pool-Gerät aus eurer eigenen Flotte nutzt, geht es deutlich schneller – meist 1–2 Tage für die Aufbereitung. Bei dringenden Onboardings können wir aus unserem Test-Pool oft kurzfristig überbrücken.

Drei Optionen je nach Zustand: Erstens Recycling-Pool – Daten sicher gelöscht (Secure Wipe nach BSI-Empfehlung), Hardware geprüft, geht zurück in den Kreislauf für die nächste neue Person. Zweitens Ausmustern – datenschutzkonforme Entsorgung mit Zertifikat bei alten oder defekten Geräten. Drittens Spende oder Weiterverkauf – wenn die Hardware noch wertvoll ist, lassen sich über Refurbished-Händler oft noch Beträge erzielen, oder ihr spendet an andere gemeinnützige Initiativen.

Wir kennen die behördlichen Anforderungen im Vergaberecht (VOL/A) sowie die typischen Förderer-Vorgaben und können euch durch den Vergabeprozess effizient begleiten – damit Beschaffungen nicht zur Zerreißprobe zwischen Tagesgeschäft und Dokumentationspflicht werden. Konkret heißt das: Preisvergleiche von zwei bis drei vergleichbaren Anbietern ab den relevanten Schwellenwerten, eine dokumentierte Markterkundung mit nachvollziehbarer Auswahlbegründung (Lebenszyklus-Kosten, Wartbarkeit, Garantie – nicht nur der Anschaffungspreis) und auf Wunsch eine fertige Vergabe-Akte, die ihr eurer Förder-Prüfung oder im Verwendungsnachweis direkt vorlegen könnt.

Nein – wenn ihr bereits einen Rahmenvertrag mit einem Distributor habt oder selbst über Stifter-helfen bestellt, übernehmen wir nur die Konfiguration und Einrichtung. Bei eigener Beschaffung achtet bitte darauf, dass die Geräte Apple-Business-Manager- oder Windows-Autopilot-fähig bestellt werden – sonst bleibt Zero-Touch-Deployment außen vor. Wir senden euch auf Wunsch eine Beschaffungs-Checkliste für eure Einkaufsverantwortlichen.

Unsere Einrichtungspauschale startet bei einem Standard-Gerät ab 250 Euro pro Stück (je nach Konfigurations-Komplexität). Hinzu kommt der Hardware-Preis – meist 800–2.000 Euro pro Gerät, je nach Modell und ob Neu oder Refurbished. Bei Recycling-Pool-Geräten entfallen die Hardware-Kosten komplett. Konkrete Konditionen besprechen wir im Erstgespräch oder im Rahmen einer laufenden Betreuung.