Wir betreuen Non-Profit-Organisationen in Berlin – Vereine, Stiftungen und NGOs – mit verlässlicher IT und stabilen Webprojekten. Unsere Kund:innen sind Organisationen wie das Deutsche Kinderhilfswerk, die Technologiestiftung Berlin oder die Weltbank Group.
Damit das gut funktioniert, braucht es jemanden, der im Hintergrund den Laden zusammenhält: Projekte koordiniert, Abrechnung im Griff hat, Kunden betreut und dafür sorgt, dass im Alltag nichts liegen bleibt.
Deine Rolle
Du bist die zentrale Anlaufstelle für alles Organisatorische. Du hältst dem Team den Rücken frei, bringst Struktur in Projekte und Prozesse und bist oft die erste Ansprechperson für unsere Kund:innen, wenn es um Planung, Abstimmung oder Nachhalten geht.
Was du bei uns machst
Office & Organisation
- Allgemeines Officemanagement: Post, Tools, Zugänge, Bestellungen
- Termine koordinieren, Kalender und Fristen im Blick behalten
- Überblick über alles, was offen ist – und aktiv dafür sorgen, dass es geschlossen wird
Abrechnung & vorbereitende Buchhaltung
- Zeiterfassung prüfen und abrechnen (Stunden, Projekte, Kunden)
- Rechnungen erstellen und nachhalten
- Belege zuordnen und Unterlagen für die Steuerberatung vorbereiten
Projektkoordination
- IT-Projekte begleiten und koordinieren (z. B. M365-Migrationen, Rollouts, Webprojekte)
- Abstimmung zwischen Kunden, Team und externen Dienstleistern
- Deadlines im Blick behalten, offene Punkte aktiv nachhalten
- Übergaben zwischen Teammitgliedern organisieren
- Meetings vor- und nachbereiten (Zusammenfassungen, To-dos, Follow-ups)
Kunden & Kommunikation
- Erste Ansprechperson für Kund:innen bei organisatorischen Themen
- Zwischen IT-Sprache und Kundensicht übersetzen
- Nachhalten, dass Zusagen eingehalten werden – intern wie extern
Workload & Ressourcen
- Auslastung im Team im Blick behalten
- Frühzeitig erkennen, wenn etwas kippt, und Rückmeldung geben
- Unterstützung bei der Planung neuer Projekte und Kapazitäten
HR & Team
- Onboarding neuer Mitarbeitender vorbereiten und begleiten
- Werkstudent:innen koordinieren (Aufgaben, Überblick, Nachhalten)
- Offboarding strukturiert begleiten
- Sicherstellen, dass alle arbeitsfähig sind: Zugänge, Geräte, Accounts
IT-Beschaffung für Kunden
- Geräte und Lizenzen für Kunden beschaffen
- Angebote einholen, vergleichen, bestellen und nachhalten
- Abstimmung mit Kunden und Lieferanten
Qualitätssicherung & Prozesse
- Sicherstellen, dass Projekte sauber dokumentiert sind
- Interne Abläufe verbessern und standardisieren
- Mitdenken: Was fehlt? Was ist unklar? Was läuft schief?
Was du mitbringen solltest
- Erfahrung in Projektmanagement, Operations oder Assistenz (ca. 2+ Jahre, idealerweise bei einem IT-Dienstleister, einer Agentur oder in der Beratung)
- Sehr strukturiert und zuverlässig – du hältst Dinge nach, ohne dass jemand dich erinnern muss
- Eigenständig: du treibst Themen voran und wartest nicht auf Ansagen
- Kommunikationsstark, aber unaufgeregt – kein Overengineering, sondern klare Worte
- Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C1-Niveau) sowie gute Englischkenntnisse
- Sicher im Umgang mit gängigen Tools (z. B. Notion, Google Workspace oder M365, Ticketsysteme)
Nice to have
- Erfahrung im IT-Umfeld oder mit IT-Dienstleistern
- Grundverständnis für IT-Themen (kein Deep Tech nötig, aber Interesse)
- Erfahrung mit Zeiterfassung und vorbereitender Buchhaltung
- Erfahrung mit Automatisierungstools (Make.com, n8n, Zapier)
- Berührungspunkte mit Non-Profit, NGO oder Stiftung
Was wir dir bieten
- Gehalt: 40.000 – 63.000 € brutto/Jahr (je nach Erfahrung, bei Teilzeit anteilig)
- Vollzeit oder Teilzeit (28–40 Stunden) – wir finden ein Modell, das passt
- Arbeit mit Sinn: du unterstützt Organisationen, die gesellschaftlich etwas bewegen
- Kleines, wachsendes Team – du gestaltest von Anfang an mit
- Eine Schlüsselrolle: kein Zuarbeiten, sondern Mitgestalten
- Selbstständiges Arbeiten mit echtem Gestaltungsspielraum
- Kurze Wege, klare Entscheidungen, kein Konzern-Overhead
- Hybrid: einladendes Büro (guter Kaffee!) in Berlin-Schöneberg + bis zu 80 % Remote möglich
- Fortbildungen sowie Team- und Bildungsreisen
- Weitere Benefits wie Gym-Membership oder Deutschlandticket besprechen wir gerne persönlich
Standort: 10825 Berlin – Innsbrucker Str. 37 (hybrid – Remote-Arbeit möglich)
Kontakt: join@leicht.digital
Schick uns deinen Lebenslauf – ein Anschreiben ist kein Muss, aber wir freuen uns, wenn du uns kurz erzählst, warum die Stelle dich anspricht.
